Politika zasebnosti
OBVESTILO O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV/POLITIKA ZASEBNOSTI
1. UVOD
Obdelovalec osebnih podatkov:
LIBURNIA RIVIERA HOTELI d.d.
Maršala Tita 198
51410 Opatija
Republika Hrvaška
Identifikacijska številka podjetja (OIB): 15573308024
Telefon: +385 (0)51 710 444
Kontakt pooblaščene osebe za varstvo podatkov:
dpo@liburnia.hr ali po pošti na naslov sedeža (npr. Službenik za zaštitu podataka)
Pristojni nadzorni organ:
Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP), azop@azop.hr, www.azop.hr
Obseg:
Ta politika zasebnosti opisuje način, na katerega družba Liburnia Riviera Hoteli (v nadaljevanju: LRH) zbira, uporablja, shranjuje, posreduje in na druge načine obdeluje osebne podatke gostov, obiskovalcev spletnega mesta ali drugih oseb, katerih osebne podatke zbira z namenom zagotavljanja storitve namestitve.
Ta politika zasebnosti se nanaša na vse namestitvene objekte LRH, vključno z naslednjimi:
- Hotel Admiral
- Hotel Ambasador
- Hotel Kvarner
- Hotel Imperial
- Hotel Bellevue
- Hotel Admiral
- Hotel Kristal
- Hotel Istra
- Hotel Lungomare Opatija
- Hotel Marina
- Hotel Mediteran
- Villa Abbazia
- Villa Amalia
- Campsite & Holiday Resort Medveja
- Apartments Belvedere
- Hotel Ičići
2. KATEGORIJE OSEBNIH PODATKOV
LRH obdeluje osebne podatke, ki so primerni, ustrezni in nujni za ustvarjanje posameznega namena obdelave. Vrsta osebnih podatkov, ki se obdelujejo, je odvisna od narave storitve, ki se nudi, načina vzpostavitve poslovnega odnosa ter zakonskih obveznosti, ki veljajo za LRH. V odvisnosti od okoliščin konkretnega primera se obdelujejo naslednje kategorije osebnih podatkov:
- identifikacijski podatki: ime in priimek, datum rojstva, državljanstvo, spol, številka in vrsta identifikacijskega dokumenta (osebna izkaznica ali potni list), naslov prebivališča;
- kontaktni podatki: naslov elektronske pošte, telefonska številka/številka mobilnega telefona;
- podatki o rezervaciji in bivanju: datum prihoda in odhoda, število gostov (vključno z otroki), vrsta in številka sobe/apartmaja/parcele v kampu, podatki o posebnih zahtevah in uporabljenih storitvah, zgodovina preteklih bivanj;
- finančni podatki in podatki za plačilo: podatki o načinu in opravljenem plačilu, podatki za izdajo računa, podatki o opravljenih plačilih, podatki na računih, podatki za morebitno vračilo sredstev, podatki o plačilni kartici v zaščiteni obliki;
- posebne kategorije podatkov (z izrecno privolitvijo): podatki o zdravstvenem stanju, alergijah, prehranskih omejitvah ipd. izključno, kadar jih gost prostovoljno posreduje z namenom prilagajanja storitve;
- podatki o komunikaciji: vsebina povpraševanja in nadaljnje komunikacije;
- podatki o uporabi spletnega mesta: podatki, pridobljeni s piškotki in podobnimi tehnologijami (naslov IP, vrsta naprave in brskalnika, podatki o uporabi spletnega mesta);
- video zapisi: posnetki sistema video nadzora;
- zvočni posnetki: posnetki klicev v centru za rezervacije.
3. NAMENI OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV
3.1. Sprejem, obdelava in upravljanje rezervacij
LRH zbira in obdeluje osebne podatke, potrebne za rezervacijo namestitve in drugih hotelskih storitev, od sprejema do realizacije ali odpovedi.
Navedeno vključuje preverjanje razpoložljivosti namestitvenih kapacitet in dogovorjenih storitev, komunikacijo z gostom pred prihodom, pošiljanje potrditve rezervacije ter organizacijo bivanja v skladu z izkazanimi zahtevami in željami gosta. Osebni podatki se uporabljajo tudi za evidentiranje ter administrativno urejanje sprememb ali odpovedi rezervacije.
Pravna podlaga za obdelavo: izvajanje pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe.
3.2. Zagotavljanje storitve namestitve
LRH obdeluje osebne podatke, potrebne za organizacijo in zagotavljanje dogovorjene namestitve ter drugih storitev, povezanih z bivanjem gostov. Navedena obdelava vključuje prijavo in odjavo gostov, dodelitev namestitvene enote, upravljanje z namestitvijo tekom trajanja bivanja ter zagotavljanje uporabe vseh dogovorjenih in zahtevanih storitev.
LRH v odvisnosti od storitev, ki jih gost uporablja, obdeluje osebne podatke, kot so ime in priimek, številka sobe, podatki o uporabljenih storitvah in vsebinah (na primer, wellness, sobna strežba, animacijske in rekreativne vsebine), datum in čas uporabe storitve, povezani stroški, način plačila ter posebne zahteve ali opombe, ki so nujne za zagotavljanje zahtevane storitve ali prilagoditev, ki se nanašajo na zdravstveno stanje, omejitve pri prehrani ali druge posebne zahteve gostov.
Pravna podlaga za obdelavo: izvajanje pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe, privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (za posebne kategorije podatkov).
3.3. Posredovanje podatkov pristojnim organom
V skladu s posebnimi nacionalnimi predpisi (Zakon o turistični pristojbini in Pravilnik o sistemu eVisitor) je LRH prek informacijskega sistema eVisitor dolžan prijaviti in odjaviti vsakega gosta.
V ta namen LRH obdeluje osebne podatke, določene v navedenih predpisih, vključno z imenom in priimkom gosta, datumom rojstva, državljanstvom, mestom in državo rojstva, spolom, vrsto in številko identifikacijskega dokumenta, ter podatke o prihodu, odhodu oziroma o trajanju bivanja.
Pravna podlaga za obdelavo: pravna obveznost obdelovalca podatkov.
3.4. Plačilo storitev in obdelava plačilnih transakcij
LRH obdeluje osebne podatke z namenom plačila rezerviranih in uporabljenih storitev, izvajanja spletnega plačila, predhodne avtorizacije plačilnih kartic, izdajanja računa, fiskalizacije ter vodenja računovodskih in drugih z zakonom predpisanih evidenc.
LRH v navedene namene obdeluje identifikacijske podatke, podatke o rezervaciji in uporabljenih storitvah, podatke o plačilu in transakciji, podatke za izdajo računa ter druge nujne podatke v skladu z veljavnimi predpisi.
Plačilne transakcije se izvajajo prek pooblaščenih in varnih ponudnikov plačilnih storitev, ki uporabljajo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito ter varnostne standarde za obdelavo kartičnih transakcij.
Pravna podlaga za obdelavo: pravna obveznost obdelovalca podatkov, izvajanje pogodbe ali izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe.
3.5. Obdelava povpraševanja, pritožb, pohval in reklamacij
LRH obdeluje osebne podatke z namenom sprejemanja, evidentiranja in reševanja povpraševanj, pohval, pritožb, reklamacij in drugih zahtev gostov.
V ta namen lahko LRH obdeluje identifikacijske in kontaktne podatke, podatke o rezervaciji in bivanju, vsebino komunikacije, dokumentacijo, dostavljeno na zahtevo, ter druge podatke, ki so nujni za potrditev vseh zadevnih okoliščin in reševanje konkretne zahteve.
Pravna podlaga za obdelavo: izvajanje predpogodbenih ukrepov in izpolnjevanje pogodbe, izvajanje zakonske obveznosti obdelovalca podatkov.
3.6. Trženjske aktivnosti
LRH uporablja kontaktne podatke gostov, vključno z naslovom elektronske pošte, pridobljenim ob rezervaciji ali prijavi bivanja, za pošiljanje obvestil o lastnih storitvah, posebnih ponudbah, ugodnostih, promocijskih akcijah, dogodkih in drugih vsebinah, ki bi lahko zanimale goste. Zadevna obdelava temelji na legitimnem interesu LRH.
Prejemniki sporočil imajo v vsakem trenutku pravico nasprotovati obdelavi svojih osebnih podatkov v trženjske namene oziroma se odjaviti s seznama prejemnikov s pomočjo povezave za odjavo, ki je na voljo v vsakem elektronskem sporočilu.
Osebni podatki se obdelujejo v trženjske namene in na podlagi privolitve, na primer, kadar se posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, na spletnem mestu LRH osebno prijavi na seznam prejemnikov e-novic.
Privolitev je mogoče kadar koli umakniti, toda umik privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, opravljene do umika privolitve.
LRH upravlja uradne profile na družbenih omrežjih, ki vključujejo Facebook, Instagram, LinkedIn, X in YouTube, z namenom informiranja javnosti, komunikacije z uporabniki in oglaševanjem lastnih storitev.
Kadar uporabniki družbenih omrežij pustijo komentar, pošljejo sporočilo, se odzovejo na objavo ali na drug način ustvarijo interakcijo z uradnimi profili LRH, se obdelujejo osebni podatki, ki izhajajo iz takšne komunikacije in interakcije.
Ponudniki storitev družbenih omrežij osebne podatke uporabnikov obdelujejo tudi za lastne namene v skladu s svojimi pravili o zasebnosti, pri čemer lahko z LRH delujejo kot skupni obdelovalci podatkov, kar je odvisno od konkretne storitve.
Pravna podlaga za obdelavo: legitimni interes obdelovalca podatkov, privolitev posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
3.7. Snemanje klicev
LRH lahko snema telefonske pogovore s centrom za rezervacije in službo za uporabnike za potrebe zagotavljanja in izboljšanja kakovosti storitve, izobraževanja zaposlenih, preverjanja točnosti sprejetih rezervacij in drugih navodil, reševanje pritožb in reklamacij, zaščite pravic in interesov ter za dokazovanje vsebine komunikacije v primeru spora.
Pred začetkom vsakega pogovora so klicatelji prek samodejnega glasovnega sporočila obveščeni, da se pogovor snema.
Pravna podlaga za obdelavo: legitimni interes obdelovalca podatkov.
3.8. Video nadzor
Z namenom zaščite oseb in lastnine je v namestitvenih objektih LRH vzpostavljen sistem video nadzora. Video nadzor zajema izključno prostore, v katerih je uporaba upravičena, kot so vhod, izhod, recepcija, hodnik, parkirišče, zunanje površine in drugi skupni prostori.
Na vseh mestih, kjer se izvaja video nadzor, so ustrezna obvestila, ki posameznike vnaprej obveščajo o snemanju in osnovnih podatkih o obdelavi osebnih podatkov.
Pravna podlaga za obdelavo: legitimni interes obdelovalca podatkov.
3.9. Spletno mesto in piškotki
Na spletnem mestu se uporabljajo piškotki in podobna orodja, ki omogočajo pravilno delovanje spletnega mesta, analizo obiskanosti in načina uporabe spletnega mesta.
Podrobne informacije o vrstah piškotkov, namenu njihove uporabe, obdobju hrambe, pravni osnovi obdelave ter možnostih upravljanja nastavitev piškotkov so na voljo v okviru orodja za upravljanje nastavitev piškotkov (Cookiebot).
Pravna podlaga za obdelavo: privolitev posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki
4. VIR ZBIRANJA PODATKOV
Osebni podatki se zbirajo neposredno od posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ob rezervaciji namestitve, prijavi in odjavi bivanja, uporabi hotelskih storitev, komunikaciji z LRH po telefonu, elektronski pošti ali prek spletnega mesta, oddaji povpraševanja, zahtevah, pritožbah ali reklamacijah ter ob prijavi na prejemanje e-novic ali drugih obvestil.
Osebni podatki se lahko pridobijo tudi iz drugih virov, kadar je to potrebno za izvajanje pogodbe, zagotavljanje dogovorjene storitve ali izpolnjevanje zakonskih obveznosti. Takšni viri vključujejo spletne platforme za rezervacijo namestitve, turistične agencije, organizatorje potovanja, poslovne partnerje, ki rezervirajo namestitev za svoje stranke, zaposlene ali druge osebe, ki opravijo rezervacijo v imenu gosta, ter javno dostopne registre in uradne evidence, kadar je njihova uporaba dovoljena ali predpisana s posebnimi predpisi.
5. ČAS HRAMBE OSEBNIH PODATKOV
Obdobje hrambe osebnih podatkov se določa v odvisnosti od namena obdelave, zakonskih obveznosti hrambe posameznih podatkov ter od potrebe po zaščiti pravic in pravnih interesov LRH.
Podatki o rezervacijah in bivanju gostov, vključno s podatki o prijavi in odjavi, se hranijo najmanj dve leti od dneva odjave gosta, kar je v skladu s predpisi, ki urejajo vodenje knjige o gostih in seznama gostov.
Po izteku navedenega obdobja se lahko podatki hranijo največ pet let od izteka koledarskega leta, v katerem je bilo izvedeno zadnje bivanje, kadar je to potrebno zaradi zaščite pravnih interesov LRH, reševanja pritožbe, uveljavljanja ali obrambe pravnih zahtev ter vodenja poslovne evidence.
Računi, knjigovodske evidence in druga računovodska dokumentacija se hranijo 11 let po izteku poslovnega leta, na katerega se nanašajo, kar je skladno s predpisi o računovodstvu in davkih.
Podatki o plačilnih karticah se v zaščiteni obliki obdelujejo tekom obdobja, potrebnega za izvedbo plačilne transakcije in morebitne predhodne avtorizacije, odvisno od končne poravnave vseh dospelih obveznosti, toda najdlje 30 dni, razen če veljavni predpisi ali pravila pooblaščenega ponudnika plačilnih storitev zahtevajo drugačen pristop.
Podatki, ki jih vsebujejo povpraševanja in komunikacija, se hranijo 12 mesecev od konca komunikacije oziroma od izteka leta, v katerem je gost uporabil storitev.
Podatki, ki se nanašajo na pritožbe in reklamacije, se hranijo 12 mesecev od konca leta, v katerem je prejet ugovor, kar je skladno s predpisi o zaščiti potrošnikov, razen če njihova daljša hramba ni potrebna zaradi uveljavljanja ali obrambe pravnih zahtevkov.
Osebni podatki, ki se hranijo na podlagi privolitve, se hranijo do umika privolitve, razen če obstaja druga pravna podlaga za njihovo nadaljnjo obravnavo.
Posnetki video nadzora se hranijo največ 10 dni, razen če jih je treba hraniti kot dokaz v sodnem, pravnem ali drugem postopku.
Posnetki telefonskih pogovorov s centrom za rezervacije se hranijo največ dve leti.
6. POSLEDICE NEZAGOTAVLJANJA OSEBNIH PODATKOV
Posredovanje osebnih podatkov predstavlja zakonsko ali pogodbeno obveznost oziroma predpogoj za sklenitev in izvajanje pogodbe o zagotavljanju hotelskih ali drugih povezanih storitev.
Če osebni podatki, potrebni za rezervacijo, prijavo bivanja, zagotavljanje pogodbenih storitev ali izpolnjevanje zakonskih obveznosti, niso posredovani ali popolni, LRH ne more zagotoviti posamezne storitve ali izpolniti svoje pravne obveznosti.
Neposredovanje osebnih podatkov, ki se obdelujejo na podlagi privolitve, ne bo imelo negativnih posledic za uporabo hotelskih storitev. V tem primeru je posledica lahko nezmožnost izvajanja posebnih zahtev ali ugodnosti, za katere je podana privolitev.
7. KATEGORIJE PREJEMNIKOV OSEBNIH PODATKOV
LRH uporablja storitve zunanjih ponudnikov storitev, ki obdelujejo osebne podatke v obsegu, potrebnem za nudenje pogodbene storitve ali vzdrževanje informacijskih sistemov.
V odvisnosti od namena obdelave so lahko osebni podatki dostopni ponudnikom naslednjih storitev:
- sistem za upravljanje hotelskega poslovanja, rezervacij in bivanja gostov;
- sistem za spletne rezervacije in upravljanje rezervacijskih kanalov;
- sistem za obdelavo plačilnih transakcij in plačilo storitev;
- storitev vzdrževanja informacijskih sistemov, tehnične podpore in gostiteljstva;
- storitev vzdrževanja in administracije spletnega mesta;
- storitev pošiljanja e-novic in drugih elektronskih tržnih komunikacij;
- sistem za upravljanje s funkcijami pametnih sob.
Odnos LRH z navedenimi partnerji je urejen s pogodbami o obdelavi osebnih podatkov, pri kateri so partnerji dolžni skrbeti za zaupnost na podlagi sprejema ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov za zaščito in obdelavo osebnih podatkov izključno v skladu z dokumentiranimi navodili.
Kadar to izhaja iz zakonske obveznosti in/ali temelji na uradni zahtevi, se osebni podatki posredujejo pristojnim državnim in javnopravnim organom, vključno s turistično skupnostjo, policijo, sodišči, državnim odvetništvom, davčnimi in drugimi organi, ki so v skladu z veljavnimi predpisi pooblaščeni, da zahtevajo posredovanje osebnih podatkov.
8. PRENOS PODATKOV V TRETJE DRŽAVE
LRH za pošiljanje e-novic uporablja storitev Mailchimp, s katero upravlja podjetje Intuit Inc. s sedežem v Združenih državah Amerike. Ker pri uporabi navedene storitve lahko pride do prenosa osebnih podatkov v Združene države Amerike, se prenos opravi v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov. Podjetje Intuit Inc. je certificirano znotraj okvira za varstvo podatkov med EU in ZDA, za katerega je Evropska komisija sprejela sklep o ustreznosti na podlagi 45. člena Splošne uredbe, s čimer se zagotavlja ustrezna stopnja zaščite osebnih podatkov.
Za morebitne druge prenose podatkov v tretje države LRH sprejme ustrezne zaščitne ukrepe v skladu s 46. členom Splošne uredbe, vključno s standardnimi pogodbenimi določili Evropske unije, ki so na voljo na naslednji povezavi: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj
9. ZAŠČITA OSEBNIH PODATKOV
LRH uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, s katerimi zagotavlja zaupnost, celovitost in dostopnost osebnih podatkov ter odpornost sistema obdelave, ob upoštevanju narave, obsega, okoliščin in namena obdelave ter tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
Zaščitni ukrepi vključujejo nadzor dostopa do osebnih podatkov, uporabo ustreznih varnostnih ukrepov v informacijskih sistemih, zaščito komunikacijskih kanalov in podatkov tekom prenosa, vodenje evidence dostopa, kadar je to ustrezno, redno vzdrževanje in nadzor informacijskih sistemov, varnostne kopije podatkov, postopke upravljanja varnostnih incidentov ter neprekinjeno izboljševanje organizacijskih in tehničnih ukrepov za zaščito.
Dostop do osebnih podatkov imajo izključno osebe, ki morajo imeti takšen dostop za opravljanje svojega dela in ki so dolžne varovati zaupnost podatkov. Kadar se za obdelavo osebnih podatkov uporabljajo izvajalci obdelave, se izberejo izključno ponudniki storitev, ki nudijo ustrezna jamstva za izvedbo tehničnih in organizacijskih ukrepov zaščite v skladu z zahtevami Splošne uredbe.
Zaščitni ukrepi se redno preverjajo in po potrebi prilagajajo tehnološkemu razvoju, spremembam pri obdelavi osebnih podatkov ter potrjenim varnostnih tveganjem.
10. PRAVICE POSAMEZNIKOV, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI
V odvisnosti od pravne podlage in namena obdelave osebnih podatkov imajo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, naslednje pravice:
- pravica dostopa do podatkov – pravica do potrditve, ali se obdelujejo osebni podatki, ter dostop do osebnih podatkov in informacij o namenu, obsegu in načinu obdelave, pravica do kopije podatkov;
- pravica do popravka – pravica zahtevati popravek netočnih podatkov ali dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov;
- pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«) – pravica zahtevati brisanje osebnih podatkov, ki niso več potrebni za namen obdelave oziroma kadar ne obstaja druga pravna osnova za njihovo obdelavo in hrambo;
- pravica do umika privolitve – kadar obdelava temelji na privolitvi, je privolitev mogoče kadar koli umakniti, toda to ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je bila opravljena pred umikom.
Kjer je to primerno, so glede na okoliščine posamezne obdelave in pravno podlago na voljo tudi naslednje pravice:
- pravica do omejitve obdelave – na primer, kadar se nasprotuje točnosti osebnih podatkov ali kadar so podatki potrebni za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
- pravica do prenosa podatkov – pravica do prejema podatkov v strukturirani, običajno uporabljeni in strojno berljivi obliki ter pravica do prenosa podatkov drugemu obdelovalcu podatkov, kadar obdelava temelji na privolitvi ali pogodbi in obdelavi izključno na samodejni način;
- pravica do ugovora – pravica do vložitve ugovora o obdelavi osebnih podatkov v vsakem trenutku, ki temelji na legitimnem interesu obdelovalca podatkov, vključno z obdelavo z namenom neposrednega trženja;
- pravica do ugovora na samodejno sprejemanje odločitev – pravica nasprotovati odločitvi, ki bi bila sprejeta izključno s samodejno obdelavo, vključno z izdelavo profila, če takšna odločitev prinese pravne posledice oziroma na podoben način pomembno vpliva na posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
* LRH ne sprejema odločitev, ki bi temeljile izključno na samodejni obdelavi osebnih podatkov, vključno z izdelavo profila, vendar bi te odločitve povzročile pravne posledice ali na podoben način pomembno vplivale na posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki.
11. KONTAKT
Zahtevo za uveljavljanje pravic lahko pošljete po elektronski pošti na naslov pooblaščenca za varstvo podatkov: dpo@liburnia.hr ali po pošti na naslov sedeža.
Pred ukrepanjem v skladu z zahtevo lahko LRH zahteva dodatne informacije ali dokumentacijo, potrebno za potrditev identitete vložnika zahteve, kadar je to nujno zaradi zaščite osebnih podatkov in preprečevanje nepooblaščenega razkrivanja podatkov.
Odgovor na zahtevo bo posredovan brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje pa v roku meseca dni od dneva prejema. V skladu s Splošno uredbo se ta rok lahko izjemoma podaljša za dodatna dva meseca.
Julij 2026