Informativa sulla privacy
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI / INFORMATIVA SULLA PRIVACY
1. INTRODUZIONE
Titolare del trattamento dei dati personali
LIBURNIA RIVIERA HOTELI d.d.
Maršala Tita 198
51410 Opatija
Repubblica di Croazia
OIB/N° ID. PERS.: 15573308024
Telefono: +385 (0)51 710 444
Contatti del Responsabile della protezione dei dati personali:
dpo@liburnia.hr o tramite posta all'indirizzo della sede (c/a del Responsabile della protezione dei dati personali)
Autorità di controllo competente:
Agenzia croata per la protezione dei dati personali (AZOP), azop@azop.hr , www.azop.hr
Ambito :
La presente Informativa sulla privacy descrive le modalità con cui Liburnia Riviera Hoteli (di seguito: LRH) raccoglie, utilizza, conserva, comunica e tratta in altro modo i dati personali degli ospiti, dei visitatori del sito web e di altre persone interessate i cui dati personali vengono raccolti per finalità relative alla prestazione dei servizi di alloggio.
La presente Informativa sul trattamento dei dati personali si applica a tutte le strutture ricettive di LRH, inclusi:
- Hotel Admiral
- Hotel Ambasador
- Hotel Kvarner
- Hotel Imperial
- Hotel Bellevue
- Hotel Admiral
- Hotel Kristal
- Hotel Istra
- Hotel Lungomare Opatija
- Hotel Marina
- Hotel Mediteran
- Villa Abbazia
- Villa Amalia
- Campsite & Holiday Resort Medveja
- Apartments Belvedere
- Hotel Ičići
2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI
LRH tratta i dati personali adeguati, pertinenti e necessari al raggiungimento delle specifiche finalità del trattamento. La tipologia dei dati personali trattati varia in funzione della natura del servizio prestato, delle modalità di instaurazione del rapporto contrattuale e degli obblighi normativi ai quali LRH è soggetta. In base alle circostanze del singolo caso, vengono trattate le seguenti categorie di dati personali:
- Dati identificativi: nome e cognome, data di nascita, cittadinanza, sesso, numero e tipologia del documento di identificazione (carta d’identità o passaporto), indirizzo di residenza.
- Dati di contatto: indirizzo di posta elettronica, numero di telefono/cellulare.
- Dati relativi alla prenotazione e al soggiorno: data di arrivo e di partenza, numero degli ospiti (inclusi i bambini), tipologia e numero della camera/appartamento/piazzola del campeggio, informazioni relative a richieste particolari e ai servizi usufruiti, storico dei soggiorni precedenti.
- Dati finanziari e relativi ai pagamenti: informazioni sul metodo di pagamento e sui pagamenti effettuati, dati necessari per l’emissione delle fatture, dati contenuti nelle fatture, dati necessari per eventuali rimborsi, dati della carta di pagamento in forma protetta.
- Categorie particolari di dati (previo consenso esplicito): dati relativi a stato di salute, allergie, restrizioni alimentari e simili, esclusivamente quando forniti volontariamente dall’ospite ai fini della personalizzazione del servizio.
- Dati relativi alla comunicazione: contenuto delle richieste e delle successive comunicazioni.
- Dati relativi all’utilizzo del sito web: dati raccolti tramite cookie e tecnologie simili (indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser, informazioni sull’utilizzo del sito web).
- Registrazioni video: immagini registrate dal sistema di videosorveglianza.
- Registrazioni audio: registrazioni delle chiamate effettuate al centro prenotazioni.
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
3.1. Gestione delle prenotazioni, inclusa la ricezione e l’elaborazione delle richieste di prenotazione
LRH raccoglie e tratta i dati personali necessari alla gestione delle prenotazioni di alloggi e di altri servizi alberghieri, dalla ricezione della richiesta fino all’esecuzione del servizio o all’eventuale cancellazione della prenotazione.
Quanto sopra include la verifica della disponibilità delle strutture ricettive e dei servizi richiesti, la comunicazione con l’ospite prima dell’arrivo, l’invio della conferma della prenotazione e l’organizzazione del soggiorno, in conformità alle richieste e alle preferenze espresse dall’ospite. I dati personali vengono utilizzati anche per la registrazione e la gestione delle modifiche o delle cancellazioni delle prenotazioni.
Base giuridica del trattamento: esecuzione del contratto o adozione di misure precontrattuali.
3.2. Erogazione del servizio di alloggio
LRH tratta i dati personali necessari per l’organizzazione e l'erogazione del servizio di alloggio concordato, nonché di altri servizi connessi al soggiorno dell’ospite. Il suddetto trattamento comprende la registrazione e la partenza degli ospiti, l’assegnazione dell’unità di alloggio, la gestione dell’alloggio durante il soggiorno e la garanzia della fruizione di tutti i servizi concordati e richiesti.
In base ai servizi utilizzati dall’ospite, LRH tratta i dati personali quali nome e cognome, numero della camera, informazioni relative ai servizi e alle strutture utilizzate (ad esempio servizi wellness, servizio in camera, attività di animazione e ricreative), data e ora di utilizzo del servizio, costi associati, metodo di pagamento, nonché richieste particolari o note necessarie per la fornitura del servizio richiesto o per eventuali personalizzazioni relative allo stato di salute, a restrizioni alimentari o ad altre esigenze specifiche dell’ospite.
Base giuridica del trattamento: esecuzione del contratto o adozione di misure precontrattuali, consenso dell’interessato (per categorie particolari di dati).
3.3. Comunicazione dei dati alle autorità competenti
In conformità alle specifiche normative nazionali (Legge sull’imposta di soggiorno e Regolamento sul sistema eVisitor), LRH è tenuta a registrare e cancellare la registrazione di ogni ospite tramite il sistema informativo eVisitor.
A tal fine, LRH tratta i dati personali previsti dalle suddette normative, inclusi nome e cognome dell’ospite, data di nascita, cittadinanza, luogo e Stato di nascita, sesso, tipologia e numero del documento di identificazione, nonché i dati relativi all’arrivo, alla partenza e alla durata del soggiorno.
Base giuridica del trattamento: obbligo legale del titolare del trattamento.
3.4. Pagamento dei servizi ed elaborazione delle transazioni di pagamento
LRH tratta i dati personali ai fini dell’addebito dei servizi prenotati e utilizzati, dell’esecuzione dei pagamenti online, della pre-autorizzazione delle carte di pagamento, dell’emissione delle fatture, della fiscalizzazione, nonché della tenuta della contabilità e di altri registri previsti dalla legge.
Ai fini sopra indicati, LRH tratta i dati identificativi, i dati relativi alla prenotazione e ai servizi utilizzati, i dati relativi ai pagamenti e alle transazioni, i dati necessari per l’emissione delle fatture, nonché altri dati necessari in conformità alla normativa applicabile.
Le transazioni di pagamento vengono effettuate tramite fornitori autorizzati e sicuri di servizi di pagamento, che applicano adeguate misure tecniche e organizzative di protezione, nonché standard di sicurezza per il trattamento delle transazioni con carta.
Base giuridica del trattamento: obbligo legale del titolare del trattamento, esecuzione del contratto o adozione di misure precontrattuali.
3.5. Gestione delle richieste di informazioni, dei reclami, delle segnalazioni positive e delle contestazioni
LRH tratta i dati personali al fine di ricevere, registrare e gestire richieste di informazioni, complimenti, reclami, contestazioni e altre richieste degli ospiti.
A tal fine, LRH può trattare i dati identificativi e di contatto, i dati relativi alla prenotazione e al soggiorno, il contenuto delle comunicazioni, la documentazione fornita a supporto della richiesta, nonché altri dati necessari per l’accertamento di tutte le circostanze rilevanti e per la gestione della specifica richiesta.
Base giuridica del trattamento: adozione di misure precontrattuali ed esecuzione del contratto, adempimento di un obbligo legale del titolare del trattamento.
3.6. Attività di marketing
LRH utilizza i dati di contatto degli ospiti, incluso l’indirizzo di posta elettronica raccolto al momento della prenotazione o della registrazione del soggiorno, per l’invio di comunicazioni relative ai propri servizi, offerte speciali, vantaggi, iniziative promozionali, eventi e altri contenuti che potrebbero essere di interesse per gli ospiti. Tale trattamento si basa sul legittimo interesse di LRH.
I destinatari delle comunicazioni hanno il diritto, in qualsiasi momento, di opporsi al trattamento dei propri dati personali per finalità di marketing o di cancellarsi dalla lista dei destinatari utilizzando il collegamento di cancellazione presente in ogni messaggio di posta elettronica.
I dati personali vengono trattati per finalità di marketing anche sulla base del consenso, ad esempio quando l’interessato si iscrive personalmente alla lista dei destinatari della newsletter tramite il sito web di LRH.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento; la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della sua revoca.
LRH gestisce i propri profili ufficiali sui social media, tra cui Facebook, Instagram, LinkedIn, X e YouTube, allo scopo di fornire informazioni al pubblico, interagire con gli utenti e promuovere i propri servizi.
Qualora gli utenti dei social media lascino commenti, inviino messaggi, reagiscano ai contenuti pubblicati o interagiscano in altro modo con i profili ufficiali di LRH, LRH può trattare i dati personali forniti o generati nell’ambito di tali comunicazioni e interazioni.
I fornitori dei servizi di social media trattano i dati personali degli utenti anche per proprie finalità, in conformità alle rispettive informative sulla privacy, e possono agire in qualità di autonomi titolari del trattamento o di contitolari del trattamento con LRH, a seconda dello specifico servizio utilizzato.
Base giuridica del trattamento: il legittimo interesse del titolare del trattamento e il consenso dell’interessato.
3.7. Registrazione di chiamate
LRH può registrare le conversazioni telefoniche con il centro prenotazioni e il servizio clienti al fine di garantire e migliorare la qualità del servizio, formare il personale, verificare l’esattezza delle prenotazioni ricevute e di altre comunicazioni o istruzioni fornite, gestire reclami e contestazioni, tutelare i propri diritti e interessi e dimostrare il contenuto delle comunicazioni in caso di controversie.
Prima dell’inizio di ogni conversazione, i chiamanti vengono informati, tramite un messaggio vocale automatico, che la chiamata è registrata.
Base giuridica del trattamento: il legittimo interesse del titolare del trattamento.
3.8. Videosorveglianza
Ai fini della tutela delle persone e del patrimonio nelle strutture ricettive di LRH, è stato istituito un sistema di videosorveglianza. La videosorveglianza riguarda esclusivamente le aree in cui il suo utilizzo è giustificato, quali ingressi e uscite, reception, corridoi, parcheggi, aree esterne e altri spazi comuni.
In tutte le aree soggette a videosorveglianza si trovano appositi cartelli esplicativi che informano preventivamente gli interessati della presenza del sistema di videosorveglianza e forniscono le informazioni essenziali sul trattamento dei dati personali.
Base giuridica del trattamento: il legittimo interesse del titolare del trattamento.
3.9. Sito web e cookie
Sul sito web vengono utilizzati cookie e altri strumenti analoghi che consentono il corretto funzionamento del sito, nonché l'analisi del traffico e delle modalità di utilizzo dello stesso.
Informazioni dettagliate sulle tipologie di cookie, sulle finalità del loro utilizzo, sul periodo di conservazione, sulla base giuridica del trattamento e sulle modalità di gestione delle preferenze relative ai cookie sono disponibili nell'ambito dello strumento di gestione delle preferenze sui cookie
Base giuridica del trattamento: Consenso dell'interessato
4. FONTI DELLA RACCOLTA DEI DATI
I dati personali sono raccolti direttamente dall'interessato al momento della prenotazione del soggiorno, del check-in e del check-out, dell'utilizzo dei servizi alberghieri, delle comunicazioni con LRH tramite telefono, posta elettronica o sito web, della presentazione di richieste, domande, reclami o contestazioni, nonché dell'iscrizione alla newsletter o ad altre comunicazioni informative.
Qualora ciò sia necessario per l'esecuzione del contratto, la prestazione del servizio concordato o l'adempimento di obblighi di legge, i dati personali possono essere raccolti anche da altre fonti. Tali fonti comprendono le piattaforme online per la prenotazione di alloggi, le agenzie di viaggio, i tour operator, i partner commerciali che effettuano prenotazioni per conto dei propri clienti, dipendenti o altre persone, i soggetti che effettuano una prenotazione per conto dell'ospite, nonché i registri pubblici e le banche dati ufficiali, qualora il loro utilizzo sia consentito o previsto dalla normativa applicabile.
5. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Il periodo di conservazione dei dati personali è determinato in funzione delle finalità del trattamento, degli obblighi di legge relativi alla conservazione di specifiche categorie di dati e della necessità di tutelare i diritti e gli interessi legittimi di LRH.
I dati relativi alle prenotazioni e al soggiorno degli ospiti, comprese le informazioni concernenti il check-in e il check-out, sono conservati per un periodo minimo di due anni dalla data del check-out dell'ospite, in conformità alla normativa che disciplina la tenuta del registro e dell'elenco degli ospiti.
Decorso il periodo sopra indicato, i dati possono essere conservati per un periodo massimo di cinque anni dalla fine dell'anno solare in cui si è concluso l'ultimo soggiorno, qualora ciò sia necessario per la tutela dei diritti e degli interessi legittimi di LRH, per la gestione di reclami, per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, nonché per finalità di tenuta della documentazione aziendale.
Le fatture, le scritture contabili e la restante documentazione contabile sono conservate per 11 anni dalla fine dell'esercizio cui si riferiscono, in conformità alla normativa applicabile in materia contabile e fiscale.
I dati relativi alle carte di pagamento, trattati in forma protetta, sono conservati per il periodo necessario all'esecuzione della transazione di pagamento e dell'eventuale pre-autorizzazione, ossia fino al saldo definitivo di tutte le somme dovute e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 30 giorni, salvo che la normativa applicabile o le regole del prestatore di servizi di pagamento autorizzato richiedano un diverso trattamento.
I dati contenuti nelle richieste e nelle comunicazioni sono conservati per un periodo di 12 mesi dalla conclusione della comunicazione oppure fino alla fine dell'anno in cui l'ospite ha usufruito del servizio.
I dati relativi ai reclami e alle contestazioni sono conservati per un periodo di 12 mesi dalla fine dell'anno in cui il reclamo è stato ricevuto, in conformità alla normativa in materia di tutela dei consumatori, salvo il caso in cui la loro ulteriore conservazione sia necessaria ai fini dell'accertamento, dell'esercizio o della difesa di un diritto in sede giudiziaria.
I dati personali trattati sulla base del consenso sono conservati fino alla revoca dello stesso, salvo che sussista un'altra base giuridica che ne consenta ulteriore trattamento.
Le registrazioni del sistema di videosorveglianza sono conservate per un periodo massimo di 10 giorni, eccetto il caso in cui sia necessario conservarle quale prova nell'ambito di un procedimento giudiziario, amministrativo o di altra natura.
Le registrazioni delle conversazioni telefoniche con il centro prenotazioni sono conservate per un periodo massimo di due anni.
6. CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
Il conferimento di determinati dati personali costituisce un obbligo di legge o contrattuale ovvero un requisito necessario per la conclusione e l'esecuzione del contratto avente ad oggetto la prestazione di servizi alberghieri e di altri servizi connessi.
Qualora i dati personali necessari per la prenotazione, il check-in, la fornitura dei servizi concordati o l'adempimento degli obblighi di legge non siano forniti o risultino incompleti, LRH non sarà in grado di erogare determinati servizi o adempiere ai propri obblighi giuridici.
Il mancato conferimento dei dati personali trattati sulla base del consenso non comporterà conseguenze negative per la fruizione dei servizi alberghieri. In tal caso, la conseguenza potrebbe consistere nell'impossibilità di soddisfare una specifica richiesta o di fornire il beneficio per il quale è stato prestato il consenso.
7. CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
LRH si avvale dei servizi di fornitori esterni che trattano i dati personali nella misura necessaria per la fornitura del servizio concordato o per la manutenzione dei sistemi informativi.
In funzione della finalità del trattamento, i dati personali possono essere accessibili ai fornitori dei seguenti servizi:
- sistemi per la gestione delle attività alberghiere, delle prenotazioni e dei soggiorni degli ospiti;
- sistemi per le prenotazioni online e la gestione dei canali di prenotazione;
- sistemi per l'elaborazione delle transazioni di pagamento e l'incasso dei servizi;
- servizio di manutenzione dei sistemi informativi, supporto tecnico e hosting;
- servizio di manutenzione e amministrazione del sito web;
- servizio di invio di newsletter e di altre comunicazioni di marketing elettronico;
- sistemi per la gestione delle funzionalità delle camere smart.
Il rapporto tra LRH e i suddetti partner è disciplinato da accordi sul trattamento dei dati personali, in base ai quali i partner sono tenuti a garantire la riservatezza, ad adottare adeguate misure tecniche e organizzative di sicurezza e a trattare i dati personali esclusivamente sulla base di istruzioni documentate.
Qualora ciò derivi da un obbligo di legge e/o da una richiesta ufficiale, i dati personali sono comunicati alle autorità statali e agli enti pubblici competenti, inclusi gli enti turistici, la polizia, i tribunali, la procura della Repubblica, le autorità fiscali e altri organismi che, in conformità alla normativa applicabile, sono autorizzati a richiedere la comunicazione di dati personali.
8. TRASFERIMENTI DI DATI VERSO PAESI TERZI
Per l'invio delle newsletter, LRH utilizza il servizio Mailchimp, gestito dalla società Intuit Inc., con sede negli Stati Uniti d'America. Poiché l'utilizzo del suddetto servizio può comportare il trasferimento di dati personali verso gli Stati Uniti d'America, tale trasferimento viene effettuato in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati. Intuit Inc. è certificata nell'ambito dell'EU–US Data Privacy Framework, per il quale la Commissione europea ha adottato una decisione di adeguatezza ai sensi dell'articolo 45 del Regolamento generale sulla protezione dei dati, garantendo così un livello adeguato di protezione dei dati personali.
Per eventuali ulteriori trasferimenti di dati verso Paesi terzi, LRH adotta adeguate garanzie in conformità all'articolo 46 del Regolamento generale sulla protezione dei dati, incluse le clausole contrattuali standard della Commissione europea, disponibili al seguente link: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj
9. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
LRH applica adeguate misure tecniche e organizzative volte a garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati personali, nonché la resilienza dei sistemi di trattamento, tenendo conto della natura, dell'ambito di applicazione, delle circostanze e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati.
Le misure di protezione comprendono il controllo degli accessi ai dati personali, l'applicazione di adeguate misure di sicurezza nei sistemi informativi, la protezione dei canali di comunicazione e dei dati durante la trasmissione, la tenuta dei registri degli accessi ove applicabile, la regolare manutenzione e il monitoraggio dei sistemi informativi, le copie di sicurezza dei dati, le procedure di gestione degli incidenti di sicurezza, nonché il continuo miglioramento delle misure organizzative e tecniche di protezione.
L'accesso ai dati personali è consentito esclusivamente alle persone che ne hanno necessità per lo svolgimento delle proprie mansioni e che sono tenute a garantire la riservatezza dei dati. Qualora per il trattamento dei dati personali vengano impiegati responsabili del trattamento, sono selezionati esclusivamente fornitori di servizi che offrano adeguate garanzie in merito all'attuazione di misure tecniche e organizzative di sicurezza conformi ai requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati.
Le misure di protezione sono riesaminate regolarmente e, ove necessario, adeguate agli sviluppi tecnologici, ai cambiamenti nelle attività di trattamento dei dati personali e ai rischi per la sicurezza individuati.
10. DIRITTI DELL'INTERESSATO
In funzione della base giuridica e della finalità del trattamento dei dati personali, agli interessati sono riconosciuti i seguenti diritti:
- Diritto di accesso ai dati – diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali e di accedere ai dati personali e alle informazioni relative alle finalità, all'ambito e alle modalità del trattamento, nonché il diritto di ottenere una copia dei dati;
- Diritto di rettifica – diritto di richiedere la rettifica dei dati personali inesatti o l'integrazione dei dati personali incompleti;
- Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) – diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali che non sono più necessari rispetto alle finalità del trattamento o qualora non sussista un'altra base giuridica che ne giustifichi il trattamento e la conservazione;
- Diritto di revoca del consenso – qualora il trattamento sia basato sul consenso, è possibile revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Ove applicabile, in funzione delle circostanze specifiche del trattamento e della relativa base giuridica, sono inoltre riconosciuti i seguenti diritti:
- Diritto alla limitazione del trattamento – ad esempio, quando viene contestata l'esattezza dei dati personali o quando i dati sono necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria;
- Diritto alla portabilità dei dati – diritto di ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché di trasmetterli a un altro titolare del trattamento, qualora il trattamento sia basato sul consenso o su un contratto e sia effettuato esclusivamente con mezzi automatizzati;
- Diritto di opposizione – diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali basato sul legittimo interesse del titolare del trattamento, compreso il trattamento effettuato per finalità di marketing diretto;
- Diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato – diritto di opporsi a una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, qualora tale decisione produca effetti giuridici o incida in modo analogo significativamente sull'interessato.
* LRH non adotta decisioni basate esclusivamente sul trattamento automatizzato dei dati personali, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati.
11. CONTATTO
La richiesta di esercizio dei diritti può essere presentata tramite posta elettronica, contattando il Responsabile della protezione dei dati: dpo@liburnia.hr oppure per posta all'indirizzo della sede.
Prima di procedere alla gestione della richiesta, LRH può richiedere ulteriori informazioni o documentazione necessari per verificare l'identità del richiedente, qualora ciò sia indispensabile ai fini della protezione dei dati personali e della prevenzione della comunicazione non autorizzata dei dati.
Alla richiesta verrà data risposta senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro un mese dalla data di ricezione. In via eccezionale, in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati, tale termine può essere prorogato di ulteriori due mesi.
Luglio 2026